ÍNDICE

1- APRESENTAÇÃO

2-A NECESSIDADE DA AUTOMAÇÃO DO PEQUENO VAREJO

2.1-A COMPETITIVIDADE DA EMPRESA
2.2-AS APLICAÇÕES E SEUS GANHOS
2.3-A CONCORRÊNCIA
2.4-O CONTROLE INTERNO

3- PROCEDIMENTOS PARA AUTOMATIZAR A SUA LOJA

3.1- PLANEJE ANTES DE TUDO
3.2- BUSQUE AJUDA ESPECIALIZADA
3.3- LEVANTE AS NECESSIDADES DA EMPRESA>
3.4- ESCOLHA O SISTEMA E O EQUIPAMENTO ADEQUADOS
3.5- TENHA CERTEZA DO INVESTIMENTO: PENSE NO FUTURO
3.6- O INVESTIMENTO NO SEU FUTURO
3.7- ASSOCIAÇÃO PARA AQUISIÇÃO – UMA SOLUÇÃO VIÁVEL
3.8- O TREINAMENTO DO PESSOAL DA LOJA

4- TECNOLOGIAS E EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS AOS VAREJISTAS

4.1- AS CAIXAS REGISTRADORAS
4.2- OS PDV’s (PONTOS-DE-VENDA)
4.3- PREENCHEDORES DE CHEQUES
4.4- A CODIFICAÇÃO DOS PRODUTOS
4.5- O CÓDIGO DE BARRAS
4.6- OS LEITORES ÓTICOS
4.7- AS BALANÇAS ELETRÔNICAS
4.8- A TRANSFERÊNCIA ELETRÔNICA DE FUNDOS
4.9- TROCA ELETRÔNICA DE DADOS (EDI)
4.10- COMPUTADORES E REDES DE COMPUTADORES
4.11- OS TERMINAIS MULTIMÍDIA

5-AUTOMAÇÃO – A HORA DA VERDADE

6- AUTOMAÇÃO COMERCIAL:UM PROCESSO IRREVERSÍVEL

1-APRESENTAÇÃO

A Informática é utilizada atualmente em lojas de todos os portes. Isso se deve ao fato de os equipamentos e de os softwares estarem se tornando mais baratos e, conseqüentemente, mais acessíveis. Como conseqüência, os lojistas estão podendo aplicar novas tecnologias para resolver velhos problemas.
Adotando a Automação Comercial Eletrônica, a produti-vidade de muitas empresas tem aumentado. Basta que você olhe à sua volta: supermercados, lojas de departamento, de calçados, de confecções, entre outros exemplos, estão apresentando excelentes resultados a partir da utilização destes novos recursos.
Porém, é importante que se faça um alerta: automatizar não é simplesmente tomar uma decisão, comprar os equipamentos e esperar os resultados, de braços cruzados.
A organização interna de sua loja é fator decisivo para que a automação traga os benefícios esperados.
Automatizar é um processo que, uma vez iniciado, não termina nunca. Por isso é importante que você saiba exatamente o que esperar dele antes mesmo de começar.
Outro detalhe que não pode ser esquecido é o treinamento do pessoal. De nada adianta você adquirir os equipamentos mais sofisticados se os funcionários da sua loja não souberem tirar proveito das informações passadas por esses equipamentos.
Por serem muitas as dúvidas a respeito da automação, surgiu a idéia de se fazer esta cartilha.
Através deste material, tanto você quanto os demais lojistas do pequeno varejo, conhecerão um pouco mais sobre a Automação Comercial e suas aplicações. Para facilitar a compreensão do texto, esta cartilha está dividida em três partes principais.
Na primeira parte, nossa intenção é fazer com que você perceba a importância de automatizar o seu varejo e também apresentar algumas de suas tendências.
A segunda parte aborda uma metodologia simples, que contribuirá para obtenção do sucesso desejado no processo de automação de sua loja.
Na última parte, são apresentadas as diversas tecnologias e os equipamentos que estão ao seu alcance, com algumas informações importantes sobre o assunto.

2-A NECESSIDADE DA AUTOMAÇÃO DO PEQUENO VAREJO

2.1-A COMPETITIVIDADE DA EMPRESA

A Informática tem evoluído de uma maneira muito rápida. Diariamente novas tecnologias surgem, substituindo as que estavam em uso. Quanto mais a Informática evolui, maiores se tornam as suas aplicações. Isso é fácil de perceber em todos os setores, inclusive no mundo dos negócios.
Se você puxar um pouco pela memória vai lembrar que até há alguns anos, esta tecnologia não era acessível aos pequenos empreendedores do setor varejista e que muitos deles nem imaginavam os benefícios que ela poderia trazer.
Felizmente esta situação mudou. A economia está passando por grandes transformações e o cenário do comércio varejista também está mudando. O consumidor está se tornando cada vez mais exigente. Hoje ele espera encontrar na loja uma variedade maior de produtos à sua disposição, deseja ser melhor atendido e, principalmente, procura sempre preços mais competitivos.
Esta mudança no comportamento do consumidor serviu de alerta ao pequeno varejo. O varejista percebeu que se não implantasse as mudanças rapidamente, tornando-se mais competitivo, corria o risco de desaparecer.
Mudar para sobreviver! Este passou a ser seu novo lema. Uma das mudanças exigidas foi a implantação da Automação Comercial. Através dela as pequenas empresas podem melhorar seu controle interno, criando condições mais favoráveis para enfrentar as novas exigências do mercado.

2.2-AS APLICAÇÕES E SEUS GANHOS

Antes de continuarmos é importante que você saiba o que é Automação Comercial Eletrônica. A Automação Comercial Eletrônica pode ser entendida como todo esforço para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automáticos, realizados por uma máquina.
A sua inseparável caixa registradora pode ser considerada como o primeiro esforço de automação. Ela realiza o registro das vendas e sua totalização, operações que antes eram feitas de forma manual.
Com a automação, a gestão varejista passou por uma verdadeira revolução. Com isso, erros antes cometidos na digitação e na totalização, compra de produtos em excesso ou em quantidades menores do que as desejadas, deixaram de acontecer.
Os benefícios trazidos pela automação se estendem à quase todos os setores de uma loja. Atividades como controle de estoques, controle financeiro, controle de contas a pagar e a receber, gestão de recursos humanos e de fornecedores passaram a ser realizadas com maior segurança.
ALIOs velhos fichários, não muito confiáveis e que exigiam um tempo muito grande na consulta e no retorno das informações, podem agora ser aposentados. Hoje, graças à Informática, consultar as informações de uma loja tornou-se uma tarefa rápida e confiável. Basta apertar algumas teclas e você terá acesso imediato a listagens que fornecem todos os dados necessários a respeito de todos os setores. Esta facilidade vai deixar você, varejista, em uma situação mais privilegiada, pois sua atuação será mais eficiente.
Automatizando sua loja você passará a seus clientes uma imagem de empresa forte e inovadora, preocupada em atendê-los de maneira rápida e eficiente. Melhorar a negociação com seus clientes é outra vantagem que você perceberá. É só apertar uma tecla e, imediatamente, a ficha completa do cliente estará à sua disposição, com todas as informações importantes sobre ele, tais como histórico de compras, de pagamentos, entre outras.
Novas estratégias de marketing poderão ser desenvolvidas graças à automação. Utilize-a para segmentar os clientes atuais, revitalizar o relacionamento com os clientes que, por algum motivo, deixaram de comprar em sua loja, e para melhorar suas atividades de mala-direta e telemarketing.
Neste tipo de atividade, o fator tempo é muito importante. Valorize-o, oferecendo seus produtos a quem realmente pode comprá-los. Desta forma você estará valorizando também o seu dinheiro. A Automação Comercial pode trazer muitas vantagens para sua loja. As que você acabou de conhecer são apenas algumas delas. Seja criativo, abuse de sua imaginação e, com certeza, você descobrirá sempre novas formas de aplicá-la para melhorar o seu empreendimento.

2.3-A CONCORRÊNCIA

Se você é um varejista que deseja crescer é importante saber que muitos fatores podem determinar o sucesso de sua loja. Um deles é a concorrência. Mesmo vista como uma ameaça, a concorrência pode servir de "termômetro" para novas tendências do mercado.
Vigie constantemente os passos do seu concorrente e saiba tirar vantagem das observações feitas. Se o seu concorrente estiver pensando em automatizar a sua loja, pense nesta possibilidade também para o seu negócio. Se ele ainda não pensou, antecipe-se e obtenha desde já essa vantagem. Atualmente o varejista encontra-se cercado de concorrentes por todos os lados. Além dos concorrentes tradicionais, ele também está concorrendo com o chamado "varejo sem loja".
Neste tipo de varejo, as empresas vendem seus produtos sem que os consumidores precisem sair de suas casas. Basta que possuam um computador, um telefone ou mesmo um aparelho de TV e os produtos virão até eles.
O varejista deve ficar atento a esta nova tendência do mercado, pois "o varejo sem loja" pode comprometer o futuro do seu empreendimento. O que fazer quando empresas de outras cidades e estados comercializam produtos iguais ou melhores que os seus a um custo menor, invadindo a casa do seu cliente?
A resposta a este desafio tem que ser rápida e decisiva. Para enfrentar qualquer tipo de concorrência ameaçadora, é necessário que você aumente a sua produtividade e melhore a qualidade do atendimento aos seus consumidores.
É nesta fase que a automação vai prestar a sua valiosa colaboração. Através dela o varejista pode obter respostas mais rápidas, melhorando a gestão de produtos e de custos de sua empresa.

2.4-O CONTROLE INTERNO

Pelo que foi visto até agora fica fácil perceber que o empresário do pequeno varejo encontra-se numa posição delicada. Convivendo numa economia difícil, com margens menores, graças ao aumento da concorrência, e trabalhando com fornecedores mais eficientes, ele só tem uma saída: ou aumenta a qualidade dos serviços prestados, tornando-se mais produtivo em sua operação, ou não sobreviverá.
Tradicionalmente o pequeno varejo nasceu e cresceu ao redor de uma pessoa ou de um pequeno grupo de pessoas. Esta pessoa era responsável pela condução de todas as operações que ocorriam na loja.
Esta é uma imagem que deve fazer parte do passado. Os tempos mudaram e é preciso evoluir para sobreviver. Hoje, o varejista deve acompanhar as transformações que estão acontecendo e fazer da tecnologia sua aliada inseparável.
Mesmo uma loja de pequeno porte trabalha com, aproxima-damente , 2000 itens. Deste modo é impossível uma única pessoa ter em mente tudo o que é necessário para o bom andamento do negócio. Imagine ter que decidir sobre o que, quando, quanto e onde comprar, controlar o fluxo de estoques, conhecer os bons e maus clientes e ainda conseguir atendê-los de maneira eficiente. Com certeza, qualquer empresário que trabalhe desta maneira, viverá sempre com dor de cabeça.
Com a implantação de um sistema informatizado na loja, parte dessas tarefas passariam a ser realizadas pelo computador. As informações necessárias seriam processadas e armaze-nadas, enquanto o empresário poderia desempenhar o seu verdadeiro papel, que é o de aumentar as vendas, elaborar novas estratégias de ação, enfim, atuar de forma a melhor planejar o futuro de sua empresa.

3- PROCEDIMENTOS PARA AUTOMATIZAR A SUA LOJA

3.1- PLANEJE ANTES DE TUDO

Empresários que encaram a automação como um modismo passageiro, com certeza irão se arrepender no futuro. Se você está pensando em automatizar sua loja e deseja que esta operação seja um sucesso, é importante tomar alguns cuidados básicos.
A automação deve ser planejada nos mínimos detalhes. Não adianta imaginar que o processo de automação resolverá todos os problemas da sua empresa como num passe de mágica. Como já foi dito antes, ele não é um processo simples.
Antes de começar a automação é fundamental que você saiba exatamente quais são os benefícios que ela poderá trazer à sua empresa.
Para descobrir quais são eles, responda às perguntas formuladas a seguir.

- Estou plenamente convencido de que, automatizando minha loja, resolverei os meus problemas?
- Conheço exatamente quais são os meus problemas?
- De que maneira a automação vai contribuir para resolvê-los?
- Minha loja se tornará mais moderna e competitiva, frente aos meus concorrentes e aos meus clientes?
- Para poder implantar um sistema de automação em minha loja, será que estou disposto a gastar parte do meu tempo para este fim?
- Meus funcionários estarão dispostos a realizarem o mesmo esforço?
- Terei dinheiro suficiente para poder implantar este sistema?
- Onde a minha loja sairá ganhando com o sistema de automação?

- Existem pessoas na minha empresa que já ouviram falar em Automação Comercial? Caso existam, qual é o conhecimento delas neste assunto?

Nenhum processo de automação dará resultado se o gerente, ou o proprietário da loja, não se comprometer com ele. O empresário deve estar consciente de que algum tempo e dinheiro serão gastos neste processo mas que este investimento, muito em breve, vai permitir uma competição de igual para igual com os demais estabelecimentos do setor.
Mas não basta somente que o empresário se comprometa. Os funcionários também devem assumir este compromisso pois, caso contrário, a implantação corre o risco de não dar certo.
É comprovado que as chances de sucesso de implantação da Automação Comercial são maiores quando já se conhecem os sistemas, os equipamentos e os procedimentos que serão utilizados. Por isso, é importante que você identifique entre seus funcionários aqueles que já possuem algum tipo de experiência relacionada ao processo. A contribuição de todos será fundamental para se obter o sucesso desejado.
Porém, se nenhum dos seus funcionários conhecer a Automação Comercial, não se desespere. Já existe no mercado ajuda disponível que poderá indicar os melhores caminhos para o seu caso.
Com certeza muitas dúvidas surgirão nesta fase; elas são perfeitamente naturais e devem ser encaradas como um desafio para que você siga sempre em frente na busca dos seus objetivos.

3.2- BUSQUE AJUDA ESPECIALIZADA

Se você não estiver familiarizado com os equipamentos e com os procedimentos para iniciar seu processo de Automação Comercial, não julgue essas dificuldades como uma barreira.
Basta que você queira e os obstáculos serão superados. Caso você não saiba o que precisa ser feito, não desanime. É para isso que existe a ajuda especializada . Não tente encontrar todas as respostas sozinho.
Este tipo de ajuda pode ser encontrada de diversas formas. Conheça a seguir algumas delas.

- Converse com profissionais especializados em Informática e em Automação.

- Procure conhecer outras lojas que atuem no mesmo ramo e que já tenham implantado o sistema de Automação Comercial.

- Visite feiras que ofereçam produtos com aplicações parecidas com as que você procura. Troque idéias com os expositores e com os visitantes sobre o assunto.

- Freqüente bibliotecas e consulte revistas e livros especializados para iniciantes.

- Participe de palestras, seminários e treinamentos específicos sobre Informática e Automação Comercial. Deste modo você estará aumentando sempre seus conhecimentos.

- Solicite aos fornecedores, sem compromisso, demonstrações sobre equipamentos e sistemas que interessam a você.

A partir das informações que você reunir, será mais fácil realizar uma boa escolha. Aconselha-se também que essas informações sejam guardadas, pois elas poderão ser muito úteis no futuro.
Se você ainda tiver alguma dúvida em qualquer das etapas do processo de automação, não pense duas vezes: procure sempre a ajuda de quem tem maior experiência na área.
O importante é que suas dúvidas não fiquem sem solução.

3.3- LEVANTE AS NECESSIDADES DA EMPRESA

Agora que você já está um pouco mais familiarizado com a Automação Comercial é hora de fazer um levantamento sobre as principais necessidades da sua loja. Caso existam pessoas que possam ajudá-lo nesta tarefa, este é o momento certo para que elas participem.
Nesta etapa deverá ser feito um inventário detalhado sobre todas as atividades realizadas na sua loja, seja na Retaguarda ou no Ponto-de-Venda.
Para auxiliá-lo, serão fornecidos alguns exemplos: Com o inventário em mãos será mais fácil descobrir quais das atividades relacionadas poderão ser automatizadas. Para facilitar sua decisão, responda às seguintes perguntas para cada atividade:

- Que melhorias ocorrerão na minha loja se a atividade selecionada for automatizada?

- Será que minha produtividade vai aumentar?

- Poderei atender melhor aos meus clientes e poderei oferecer produtos ou serviços de melhor qualidade?

- Haverá economia de tempo e/ou de custos?

- Será que a agilidade da minha loja vai aumentar?

- Minha loja se tornará mais moderna e competitiva?

Após concluir o levantamento é necessário estabelecer uma prioridade de ação. Uma forma é começando pelas atividades que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido. Outra maneira é saber quais delas são realizadas de forma precária e onde a automação trará resultados positivos nas suas execuções.
O processo de automação não se realiza da noite para o dia. Mesmo contando com a ajuda dos pacotes de softwares integrados disponíveis atualmente, sua implantação é um pouco demorada e deve ser feita por etapas.
O segredo é estabelecer suas prioridades e concentrar-se nelas. Tentar resolver tudo de uma única vez só atrapalha o processo. Caso você tenha alguma dificuldade em relacionar suas atividades ou saber quais delas são as mais prioritárias, procure a ajuda de um consultor em Automação Comercial para orientá-lo.
Mas não esqueça: cabe a você estabelecer suas próprias prioridades. Após priorizar as atividades a serem automatizadas, o próximo passo é escolher o sistema e o equipamento mais adequados para solucionar os seus problemas.

3.4- ESCOLHA O SISTEMA E O EQUIPAMENTO ADEQUADOS

a) O software

Sabendo exatamente o que se quer de um sistema de Automação Comercial, achar os fornecedores certos será uma tarefa mais simples. Antes de começar a sua busca é bom saber que o equipamento não vive sem o software e vice-versa. Para escolher o software e o equipamento mais adequados, você deve saber exatamente quais as funções que serão automatizadas e conhecer as informações que serão utilizadas.
Comprar equipamentos sem saber qual o programa que será usado pode provocar a sobrecarga destes ou até a sua subutilização. Em outras palavras significa dizer que você estará arranjando problemas desnecessários e jogando dinheiro fora.
Para evitar dores de cabeça tenha sempre em mente que a compra de um sistema deve ter uma finalidade básica: ser capaz de resolver os seus problemas. Equipamentos e softwares devem ser compatíveis, ou seja, devem trabalhar juntos e em harmonia. Por isso nunca compre sistemas que não atendam as suas necessidades ou que exijam grandes mudanças nas tarefas realizadas atualmente.
Na compra de um software existem duas possibilidades. A primeira vai exigir que seja desenvolvido um sistema específico para o seu caso. Seria a solução ideal mas o seu custo é elevado.
Existem também os "pacotes" já desenvolvidos, prontos para serem utilizados. É uma opção interessante, pois eles podem ser usados nas áreas de Retaguarda, como contas a pagar e a receber, emissão de cheques, controle de estoques, etc., ou no Ponto-de-Venda, podendo também ser ajustados às suas necessidades individuais.
Independente da sua escolha é importante que, na seleção do fornecedor, você observe com atenção alguns detalhes. Garantia, idoneidade e experiência podem atuar de forma favorável na hora da escolha.
Entretanto, se no seu caso for necessário desenvolver um programa próprio para sua loja e o volume de recursos para fazê-lo for muito grande, existe uma solução: entre em contato com outros lojistas que tenham interesse num programa similar. Desta forma, os custos serão repartidos e todos sairão ganhando.
Em qualquer das situações, algumas recomendações são fundamentais.

1ª - ) Com certeza a sua loja vai crescer. Por isso, pense na possibilidade de expansão do conjunto. Assim, quando este crescimento acontecer, você evitará preocupações desnecessárias.

2ª- ) Pense também na modularidade do sistema. Sistemas modulares permitirão que outros pro-gramas possam ser incluídos. Desta forma você poderá realizar o processo por etapas, não concen-trando o custo num único período.

3ª - ) Verifique a possibilidade de utilizar seu programa com outros softwares que possam "conversar" entre si.

4ª - ) Evite implantar diversos programas novos ao mesmo tempo. A implantação deve ocorrer de acordo com as prioridades estabelecidas. Antes de implantar um novo programa, verifique se o anterior está funcionando corretamente.

5ª - ) Ao implantar um software não abandone de imediato os procedimentos manuais. Só deixe de utilizá-los quando o programa estiver 100% correto.

6ª - ) Na compra de qualquer programa, verifique se ele é compatível com os que já estão instalados e com o equipamento disponível.

7ª - ) Na compra de programas, solicite referências aos fornecedores sobre eles. Para aumentar sua segurança, visite outras lojas que já possuam o sistema, verificando suas vantagens e des-vantagens.

8ª - ) Procure fornecedores idôneos e com experiência na aplicação desejada.

9ª - ) Verifique as garantias proporcionadas pelos fornecedores.

10ª- ) Faça uma previsão sobre o tempo que será gasto na instalação e adaptação do sistema às suas necessidades.

11ª- ) Não esqueça do treinamento. Trabalhar com fun-cionários despreparados pode lhe causar muitos aborrecimentos.

Algumas estratégias de implantação bem sucedidas estabeleceram primeiramente equipamentos de Informática e automação nas atividades de Retaguarda. Depois de familiarizados com o uso da automação para o controle interno, passaram a implantar sistemas de atendimento e registro no Ponto-de-Venda.

b) O equipamento

A escolha do equipamento é uma das decisões mais importantes do processo de automação de uma loja. Como são muitas as opções disponíveis, o empresário varejista, na compra de qualquer equipamento, deve considerar os seguintes aspectos.

• Capacidade
Ninguém em sã consciência compra um carro importado para andar em estradas de chão batido, a não ser que o automóvel seja próprio para isso. Este raciocínio se aplica também na compra de equipamentos de Informática para automatizar uma loja.
Não se deve pensar no superdimensionamento se as necessidades atuais e futuras não o indicarem. Da mesma forma, de nada adianta comprar (ou manter) aquele computador "antigo" para "gastar pouco" na automação e comprar um programa que não funcione nele, ou ainda, comprar sistemas de leitura de código de barras usados, que cometem muitos erros na operação, "só porque estão baratos."
O dimensionamento ideal dos equipamentos faz parte de um bom processo de automação.

• Modernidade
Comprar equipamentos antiquados é sinônimo de maus negócios para o futuro de sua empresa. Em qualquer compra, você deve observar sempre: Se ele já está virando sucata, por que comprá-lo? É importante pensar não só no investimento inicial mas também na sua amortização e na funcionalidade do software e equipamento que estão sendo comprados.
Por exemplo: você pode comprar um equipamento de baixo custo, hoje, com uma vida útil de seis meses ou então um equipamento mais sofisticado, cuja aplicação possa durar de dois a três anos.
Os investimentos iniciais serão diferentes, mas a médio e a longo prazo, com certeza o segundo equipamento vai lhe assegurar um maior retorno.

• Garantia e Assistência Técnica
Como qualquer equipamento, os equipamentos de Informática também podem apresentar defeitos. Por esta razão é que a manutenção dos equipamentos deve ser considerada sempre como um investimento e jamais como um custo. Com certeza, você só terá a noção exata de sua utilidade quando a manutenção não acontecer no momento em que você precisar dela.
A assistência técnica não se destina apenas a equipamentos quebrados. Todos os equipamentos devem ser revisados, periodicamente, para evitar paradas desnecessárias em seu funcionamento.
Verificar o período de garantia fornecido e sua cobertura é outro fator importante. Assim, você estará zelando pelo seu patrimônio e garantindo o seu investimento.

3.5- TENHA CERTEZA DO INVESTIMENTO: PENSE NO FUTURO

Com certeza você não pretende inaugurar sua loja para fechar as portas dois meses depois. Para que isso não aconteça pense nos objetivos de crescimento e de atuação, com os olhos voltados sempre para o futuro.
A Automação Comercial deve ser vista como uma valiosa ferramenta para auxiliar no processo de crescimento da sua loja. Através dela, você aumentará seus controles internos e terá condições de conseguir novos clientes, bem como manter os clientes atuais.
Não dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. Com certeza o seu movimento crescerá e sua loja acompanhará este crescimento. Com isso, aumentará o número de itens em seu estoque, obrigando um controle maior sobre eles. Conseqüentemente, aumentará a necessidade de se possuir um controle financeiro mais eficiente, um melhor controle sobre os fornecedores e assim sucessivamente, numa verdadeira reação em cadeia.
Apesar de todo o avanço tecnológico da Informática, é preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele mantenha-se funcionando e sendo útil como ferramenta para a tomada das suas decisões. A próxima decisão a ser tomada é saber o quanto será gasto com tempo e dinheiro no processo de automação.

3.6- O INVESTIMENTO NO SEU FUTURO

É importante que você saiba o quanto vai gastar na implantação do seu sistema de Automação Comercial. Com esta informação será possível calcular o custo/benefício e as necessidades de desembolso, ao longo do período. Para chegar ao valor total, organize primeiramente uma lista com todos os itens necessários para realizar a automação. Observe a seguir algumas sugestões:
Verifique o custo de cada item e as formas de pagamento oferecidas pelos fornecedores selecionados. Os custos que não forem fixados deverão ser estimados.
Estas despesas devem ser realizadas num determinado período de tempo e você deve ser capaz de saldá-las. Por isso é tão importante que o orçamento seja feito com todo o critério.
A seguir organize um quadro para ajudá-lo a saber quais os melhores investimentos ao longo do tempo. Na primeira coluna coloque os itens que você levantou anteriormente, sendo que na primeira linha deverá constar o tempo em semanas ou em meses.
As necessidades de capital de cada um dos itens deverão ser incluídas nos seus meses ou semanas respectivas. Após incluir no quadro todos os dados necessários, você poderá ter uma visão completa de como os desembolsos ocorrerão ao longo do tempo. A partir dessa visão será possível direcionar de forma mais eficiente os investimentos a serem feitos de acordo com as necessidades surgidas.
Lembre-se de que a automação não se faz somente com equipamentos. É necessário que existam pessoas capazes de operá-los adequadamente. Por isso separe sempre uma parte do orçamento para as atividades de treinamento e consultoria pós-instalação.
Através deste quadro, obtém-se uma outra informação importante: a da negociação com os fornecedores, que será essencial após conhecer as necessidade de tempo, equipamento e dinheiro, em cada uma das etapas.

3.7- ASSOCIAÇÃO PARA AQUISIÇÃO – UMA SOLUÇÃO VIÁVEL

Se você não tiver interesse em adquirir os equipamentos de imediato, ou caso seu capital não seja suficiente para isso, existem outras alternativas para solucionar o problema.
Uma delas é a participação em consórcios que fornecem equipamentos para automação. Nestes casos, verifique sempre a idoneidade das empresas administradoras dos consórcios.
Outra opção é buscar financiamento em instituições financeiras ou governamentais, que podem auxiliá-lo a tornar realidade o seu programa de automação.
Existe também a possibilidade de se alugar ou fazer leasing de equipamentos. São opções atraentes, uma vez que você não imobiliza seu capital e os custos podem ser incluídos como despesas da empresa.
Uma quarta opção é a formação de um grupo de interessados em adquirir equipamentos e sistemas semelhantes. Como nessa associação o volume de recursos será maior, o poder de barganha com os fornecedores também será aumentado.
Outra vantagem da associação é que o grupo não precisa se desfazer após comprar os equipamentos necessários. Ele pode aproveitar a experiência adquirida e se transformar numa cooperativa, comprando suprimentos e demais itens necessários ao bom funcionamento dos sistemas instalados.

3.8- O TREINAMENTO DO PESSOAL DA LOJA

A maior parte dos equipa-mentos disponíveis para o varejo precisam de pessoas para operá-los. Existe uma falsa idéia de que a compra de equipamentos para a Automação Comercial significa a dispensa de funcionários. O que tem se observado na prática é que funcionários bem treinados proporcionam aumento de produtividade. Este aumento é conseguido porque em todas as operações realizadas na loja haverá uma considerável redução no tempo gasto e nos erros antes cometidos, aumentando com isso a eficiência dos controles adotados.
Quando os funcionários percebem que está havendo investimento no seu aprimoramento profissional, eles sentem-se altamente motivados e isso é sinônimo de aumento na produ-tividade.
Para que o processo de treinamento obtenha êxito, você deve observar os seguintes aspectos:

- selecione as pessoas que serão treinadas de acordo com as atividades que elas desempenham;

- aqueles que não possuem conhecimentos anteriores sobre o assunto, devem ser submetidos a um curso de Introdução à Informática ou ao sistema que será utilizado;

- os treinamentos devem ser feitos por empresas especializadas;

- para reduzir seus custos, consulte as associações de classe; muitas delas oferecem essas opções a custos subsidiados para seus associados.

Mesmo após terminado o período de treinamento, os funcionários devem continuar sendo avaliados e treinados continuamente. Isso pode ocorrer através de períodos de experiência na loja, cujo acompanhamento é feito por um funcionário com maior experiência.
Através do seu próprio exemplo incentive seus funcionários a se manterem atualizados, participando de cursos e palestras. Deste modo, eles perceberão que a tecnologia impõe desafios diários e quanto melhor preparados eles estiverem, maiores serão as chances de crescimento profissional.

4- TECNOLOGIAS E EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS AOS VAREJISTAS

Para que o varejista possa implantar um sistema de automação que satisfaça as suas necessidades, é importante que ele saiba exatamente o que está disponível no mercado. Algumas de suas perguntas precisam de respostas rápidas.

- Quais são os equipamentos que podem ser utilizados?

- Que vantagens esses equipamentos oferecem?

- Que cuidados devem ser tomados na compra destas tecnologias?

- Como se integram os diversos equipamentos?

Tão importante como obter as respostas é ter consciência de que a tecnologia evolui a cada dia e isso obriga o varejista a manter-se constantemente atualizado. Além dos avanços tecnológicos, os preços dos equipamentos estão sendo reduzidos sensivelmente. Com isso os proprietários dos pequenos empreendimentos estão tendo acesso a tecnologias antes só possíveis aos grandes varejos.

4.1- AS CAIXAS REGISTRADORAS

As caixas registradoras mecânicas e eletromecânicas foram as precursoras da Automação Comercial, causando uma verdadeira revolução na gestão do varejo. Em seguida, acompanhando a evolução tecnológica, surgiram as caixas registradoras eletrônicas.
Sua função básica concentra-se na operação de registro e totalização das compras efetuadas. Através delas, tanto o operador como o consumidor podem acompanhar o que está sendo registrado. Normalmente, ligados a elas existem dispositivos que armazenam também o dinheiro e outras formas de pagamento, além de uma impressora do cupom de caixa. Neste cupom estão listadas as quantidades e os preços dos produtos comprados, permitindo ao consumidor que ele confira, se desejar, as compras que fez.
Em alguns modelos de maior porte, as caixas registradoras oferecem também a opção de registro e fechamento do movimento diário, o que facilita ao varejista a conferência das contas e do estoque.
Este tipo de equipamento apresenta como vantagens a obtenção de uma maior confiabilidade nas operações de registro de dados e melhores perspectivas de manutenção, uma vez que o desgaste apresentado é menor, se comparado aos equipamentos mecânicos utilizados anteriormente.

4.2- OS PDV’s (PONTOS-DE-VENDA)

Com a evolução da tecnologia tornou-se possível a utilização de equipamentos mais sofisticados e cujo princípio de funcionamento assemelha-se ao das caixas registradoras. Estes novos equipamentos apresentam como vantagens principais uma maior flexibilidade nas operações realizadas, possibilitando também a comunicação com outros equipamentos. São os chamados PDV’s, que nada mais são do que computadores cuja função é voltada para as tarefas do caixa, apresentando características que tornam sua utilização extremamente vantajosa em aplicações de Automação Comercial, destacando-se as seguintes:

- registro de vendas, quantidades e preço com o código dos produtos;

- totalização de uma venda, de acordo com a necessidade;

- visores especiais, programáveis de acordo com o usuário;

- teclado próprio, programável de acordo com a necessidade;

- totalizações diárias (relatórios por produtos, quantidades, seção, etc.);

- impressora de cupons com melhor resolução, permitindo a inserção de imagens;

- facilidade de ligação com outros periféricos (impressoras de notas fiscais, scanners, impressoras de cheques, etc.);

- facilidade de ligação em rede, melhorando o controle fora da área do caixa.

Encontram-se disponíveis no mercado diversos modelos de PDV’s, aplicados de acordo com as necessidades. Várias também são as opções conforme as características do mostrador (monitor), teclado, disposição da caixa de dinheiro, interfaces disponíveis, impressoras de cupons, entre outras. Dependendo da disponibilidade e do interesse de cada varejista são fornecidas, inclusive, soluções modulares, ou seja, o varejista adquire as partes que lhe interessam no momento, havendo a possibilidade de uma expansão posterior. Os custos dos PDV’s dependem, basicamente, dos modelos e módulos que estarão presentes na opção desejada.

4.3- PREENCHEDORES DE CHEQUES

Este equipamento periférico nada mais é do que uma impressora inteligente, capaz de interpretar os valores dos cheques e preenchê-los corretamente com o total por extenso, além de informações de localidade e data de emissão. É um equipamento que pode ser integrado a um PDV, cuja operação será facilitada, uma vez que o total a ser preenchido é transferido automaticamente do PDV para o preenchedor, evitando os erros de digitação. Os preenchedores de cheques trouxeram inúmeras vantagens: aumento da confiabilidade no preenchimento dos cheques, na conferência da totalização e na diminuição do tempo gasto na espera. Com isso, tanto os consumidores como os varejistas saíram ganhando.

4.4- A CODIFICAÇÃO DOS PRODUTOS

O processo de automação deve ter como objetivos principais o aumento da produtividade e a melhoria na qualidade do atendimento aos consumidores. Para facilitar o atendimento aos clientes existe um procedi-mento em que cada produto recebe um código pré-definido para melhorar sua caracterização e classificação dentro da loja.
Existem várias maneiras para se codificar um produto. Na primeira delas é atribuído um nome próprio para cada produto. Apesar de ser um procedimento fácil de ser realizado, por já existirem normas comerciais para cada produto, ele ainda apresenta alguns problemas na entrada do código no computador, dificultando a classificação posterior por categoria do produto.
Uma segunda forma de codificação é a utilização de códigos numéricos para cada produto, onde cada um recebe um código próprio, que muitas vezes pode até coincidir com o código utilizado pelo fabricante. Nestes códigos existem várias informações sobre o produto: procedência, fabricante, tipo de produto, tamanho, quantidade, entre outras. Este tipo de codificação apresenta como desvantagem a necessidade de o operador do caixa digitar o código dos produtos, tornando a tarefa demorada e sujeita a erros.
Uma terceira forma de codificação dos produtos diz respeito a utilizarmos uma forma de codificação que permita ao computador, a partir de um instrumento qualquer de leitura, identificar automaticamente o produto com o qual se está trabalhando. Neste caso, existem algumas formas possíveis.
A primeira delas é o reconhecimento de caracteres, onde um reconhecedor faz a leitura e tradução dos dados para informações reconhecidas pelo computador. Este método não foi muito desenvolvido por problemas de padronização e do próprio reconhecimento dos caracteres expostos.
Outra forma utilizada é a de codificar os dados a partir de barras verticais representando o código numérico característico de um determinado produto. Assim, cada produto recebe uma codificação em barras, que é facilmente lida por um leitor ótico e convertida em informações que podem ser processadas pelo computador.

4.5- O CÓDIGO DE BARRAS

Juntamente com a utilização de caixas eletrônicos e com o desenvolvimento da leitura ótica, outro instrumento que vem contribuindo significativamente para o desenvolvimento da automação varejista são os códigos de barras.
Sua utilização tem possibilitado a sistematização de inúmeras tarefas dentro do processo de automação. Trata-se de um sistema que consiste basicamente em um conjunto de barras, representando 0’s e 1’s, formando uma combinação que permite a um leitor ótico (scanner) reconhecer as características do produto, tais como procedência, tipo de produto, marca, tamanho, entre outras.
Deste modo, através de um simples processamento de informações, tem-se nas mãos um sistema de reconhecimento de produtos vendidos nos caixas, traduzindo-se em valiosas informações que auxiliam no processo de tomada de decisões. Atualmente são utilizados alguns códigos que são padrões. No Brasil é utilizado o código EAN, cuja gestão é feita pela EAN - Brasil. Cada fornecedor tem o seu próprio código inscrito na EAN - Brasil e nele estão contidas as informações sobre o país de onde provém o produto, a empresa fabricante e o produto em si.
Essa nova tecnologia tem exercido um grande impacto sob o ponto de vista dos consumidores, existindo, basicamente, quatro fatores influenciadores, diretamente percebidos por eles.

- O primeiro diz respeito aos serviços prestados no caixa, onde essa tecnologia trouxe maior confiabilidade na operação realizada, diminuindo os erros de digitação e o tempo gasto nos caixas e nas filas.

- A segunda modificação percebida refere-se aos recibos emitidos pelos caixas, que passaram a ser discriminados, permitindo que o consumidor confira, item por item, o que comprou.

- O terceiro fator está relacionado a alguns benefícios adicionais em termos do preço final dos produtos, onde é percebido um impacto de diminuição dos preços, provocado pelo aumento da produtividade da operação na loja.

- O último fator refere-se ao problema dos preços que não necessariamente estão marcados diretamente nos produtos, podendo encontrar-se nas prateleiras. Esse fator pode ser visto como um inibidor da seleção de lojas por parte dos consumidores, devido à dificuldade na sua utilização. Porém, outros fatores já citados, principalmente aqueles relacionados à confiabilidade e à rapidez nos caixas podem atuar como fatores compensadores, anulando uma primeira impressão desfavorável.

Além dos quatro fatores mencionados existem ainda fatores que não são percebidos diretamente pelos consumidores, mas que possuem um forte impacto sobre o composto de uma loja a eles oferecido.
O varejista, ao utilizar a tecnologia do código de barras, ligada a dos PDV’s integrados terá, num reduzido espaço de tempo, um controle mais apurado sobre os resultados obtidos pela sua loja. Desta forma, ele poderá reconfigurar, de maneira mais rápida, o composto de produtos oferecidos, adaptando-o às necessidades dos consumidores. Esta utilização também possibilita ao varejista, repor os seus estoques nas prateleiras de maneira mais eficiente, a um custo mais reduzido.
Outro importante fator que deve ser citado, relacionado à utilização do código de barras no varejo, diz respeito diretamente à comunicação com o consumidor. Combinando-se leitores óticos com equipamentos multimídia, obtém-se como resultado uma eficiente maneira de suprir os consumidores com informações adicionais sobre os produtos e sobre a loja. Como exemplo é citado o caso de sistemas de informação de preço, onde o consumidor "passa" o produto por um scanner e visualiza imediatamente algumas características desse produto e seu respectivo preço.
Para o varejista que está pretendendo implantar o uso de código de barras é importante que se façam algumas recomen-dações.
Verifique inicialmente quantos fornecedores de seus produtos comercializados já possuem esta caracterização. Se alguns deles ainda não se utilizam deste sistema, é importante que seja prevista alguma forma de emitir as etiquetas com estes códigos, caracte-rizando, deste modo, cada um dos produtos oferecidos aos consumidores, para facilitar as operações no caixa.
No caso de varejistas que possuem produtos vendidos em quantidades variadas, como tecidos por exemplo, é importante verificar como pode ser operacionalizado o registro destes produtos no caixa. Em caso de dúvida, consulte alguns fornecedores, que poderão lhe oferecer soluções interessantes.
Caso o varejista seja o responsável direto pela impressão das etiquetas com os códigos de barras, é necessário que sejam tomados alguns cuidados básicos. É importante que a impressora utilizada tenha resolução suficiente para que o leitor ótico possa entender claramente o código, evitando com isso problemas na sua interpretação.
A qualidade da etiqueta e da sua impressão são itens essenciais neste processo. Alguns fornecedores oferecem opções quanto a impressoras especiais para a utilização com etiquetas com códigos de barras. Por isso verifique antes se a impressora que você possui é apropriada para esta utilização.

4.6- OS LEITORES ÓTICOS

A codificação através das barras não terá nenhuma função se não houver um instrumento que possa "capturar"as informações contidas nessas barras.
Para que isso ocorra, ou seja, para que exista esta interface, onde as informações sobre as características de cada produto possam ser "capturadas", codificadas em um código de barras e transformadas em informações inteligíveis por um computador ou um PDV, é necessário um instrumento de leitura ótica.
Trata-se de um equipamento cujo funcionamento está baseado num conjunto de luzes que podem ou não se refletir, de acordo com a presença ou ausência das barras.
A partir daí, a informação é transformada em uma linguagem que o computador entenda e possa processar, realizando a atribuição de preço ao produto, registrando a compra e dando baixa no estoque, entre outras operações possíveis.
Os leitores óticos, ou "scanners", como são mais habi-tualmente conhecidos, são basicamente emissores de luz, que utilizam ccd's ou laser e que, a partir da reflexão desta luz, num conjunto de barras de duas cores diferentes, com características distintas, decodifica a informação, disponibilizando-a para um processamento posterior.
Os scanners podem ser móveis ou fixos.

• Scanners móveis
A leitura do código é feita manualmente, através de duas formas diferentes:

1ª -) Scanner de contato: na forma de uma caneta, possui na extremidade um receptor/emissor de luz. A leitura do código acontece quando a ponta da caneta é deslocada sobre o código.

Seu custo é baixo mas apresenta alguns problemas quanto à leitura, dependendo da inclinação e da velocidade com que se usa a caneta.

2ª -) Scanner de aproximação: com ele não é necessário haver contato direto com o código, basta uma aproximação mínima. Como vantagem ele diminui os erros na operação e pode ser usado em superfícies irregulares. Pelas características que apresenta é um equipamento de custo mais elevado.

• Scanners fixos
Além dos móveis, existem também os scanners fixos. Neles, o reconhecimento do código ocorre pela sua passagem em frente a um feixe de luz.
São aparelhos mais caros, mas apresentam maiores facilidades: rapidez, precisão e diminuição dos erros de leitura são as principais.
Avaliando as opções disponíveis, o varejista pode se defrontar com uma delicada questão: qual dos equipamentos é o mais indicado para a sua aplicação?
Para obter a resposta, devem ser considerados, antes de mais nada, dois pontos básicos:

- analisar o volume de recursos disponível para a automação dos processos da loja, em termos de equipamentos;

- verificar o tipo de produto que será manipulado no registro do caixa.

Na primeira situação o montante de recursos disponível poderá se constituir num fator limitante para o uso de equipamentos mais sofisticados.
No segundo caso, a forma de manipulação e a localização das etiquetas e/ou código de barras nos produtos poderá vir a determinar o tipo de scanner a ser utilizado.
Caso os produtos sejam de fácil manipulação, a escolha poderá recair em qualquer um dos tipos de scanners disponíveis.
Havendo a necessidade de leitura dos códigos em grande velocidade, no caso de lojas com alta rotação de produtos, o scanner fixo é o mais apropriado.
Se os produtos forem de difícil manipulação, pesados ou de grande volume, os scanners móveis (manuais) são os mais indicados.
A escolha do scanner mais apropriado dependerá sempre da aplicação específica que ele terá em qualquer tipo de negócio.

4.7- AS BALANÇAS ELETRÔNICAS

As balanças eletrônicas com emissão de etiquetas em código de barras ou com o preço do produto impresso, fazem parte do conjunto de equipamentos periféricos usados na Automação Comercial.
Elas são capazes de emitir, automaticamente, etiquetas com informações sobre produtos não codificados, que necessitam de pesagem para a fixação do preço.
Isso é muito útil, por exemplo, no caso da compra de frutas e verduras, onde o comprador prefere, ele mesmo, escolher os produtos e as quantidades que serão compradas e não adquiri-los já embalados.
Nesse caso, as etiquetas têm duas funções principais. A primeira diz respeito à compatibilização dos produtos vendidos ao sistema de coleta de dados utilizado no caixa.
A segunda se refere à agilização no atendimento da pesagem de alimentos, já que essa operação tem sua velocidade aumentada pela utilização das balanças.
As características das balanças irão depender, essencialmente, das aplicações a que se destinarem, principalmente no que diz respeito à capacidade de peso e à comunicação com outros sistemas, para a troca de informações.

4.8- A TRANSFERÊNCIA ELETRÔNICA DE FUNDOS

Grande parte das transações que o varejo realiza envolvem o sistema bancário. Diariamente o varejista convive com ele, seja no recebimento de pagamentos, seja para saldar dívidas, faturas, duplicatas e até mesmo no caso dos movimentos que realiza.
Para agilizar este fluxo já existem disponíveis equipamentos que possibilitam o uso de formas de pagamento automatizadas. Para se ter uma idéia das vantagens que esses equipamentos trouxeram, imagine o número de cheques que você recebeu em troca das mercadorias vendidas. Agora, tente percorrer mental-mente o caminho que estes cheques fizeram até se transformarem em dinheiro, depositado na conta da sua loja. Você não concorda que seria muito mais fácil e menos dispendioso realizar esta operação diretamente?
A Transferência Eletrônica de Fundos foi desenvolvida justamente como uma solução para este tipo de problema. Através dela os pagamentos podem ser efetuados através de cartões magnéticos, (de bancos ou de crédito) e cuja operação requer, normalmente, uma linha telefônica disponível e aparelhos especiais que cuidam da comunicação.
Os serviços de transferência são oferecidos por prestadores que se encarregam de toda a transferência do dinheiro entre bancos e entre contas correntes.
O custo destas operações limita-se, basicamente, ao aluguel do equipamento ou ao número de consultas realizadas.
Por ser uma solução altamente vantajosa para todas as partes envolvidas, aconselha-se a fazer contato com alguns fornecedores para verificar o custo/benefício desta solução.
Os consumidores serão beneficiados na medida em que não haverá a necessidade que levem dinheiro ou cheques para realizarem suas compras. Com isso, haverá um aumento na confiabilidade da operação e uma diminuição no tempo gasto para realizá-la.
No caso dos varejistas, eles perceberão uma diminuição nos custos das transações e evitarão problemas com cheques devolvidos por razões diversas, eliminando também a necessidade de consultas sobre referências bancárias para aprovarem os pagamentos.
Os bancos terão diminuídos os custos de compensação e de transação de cheques, facilitando com isso a vida dos seus clientes, consumidores e varejistas.

Existem, basicamente, duas formas para que se realizem as transações eletrônicas.

A primeira delas requer a utilização do cartão magnético do banco do cliente. Neste caso, os débitos são feitos automatica-mente na conta corrente dos consumidores. Algumas administradoras oferecem como opção um prazo para a compensação do pagamento, como se fosse um cheque. Com isso é evitado o incômodo que o débito caia imediatamente na conta do consumidor. Outras oferecem opções semelhantes ao do cheque pré-datado, fixando datas para os débitos dos valores dos pagamentos.

A segunda forma para que a transação seja realizada implica na utilização do cartão de crédito do cliente. Neste caso, existem algumas regras de pagamento e recebimento das contas, realizadas em datas pré-fixadas.
A grande vantagem oferecida pela utilização do sistema eletrônico refere-se à aprovação do cartão, que ocorre "on line", sem a necessidade de consulta às listas de cartões bloqueados.

4.9- TROCA ELETRÔNICA DE DADOS (EDI)

A utilização da tecnologia da comunicação de dados gerou para o varejo outra interessante aplicação. Trata-se do EDI (Electronic Data Interchange), responsável pela troca eletrônica de dados bidirecional.
Pode-se dizer que a Troca Eletrônica de Fundos é uma forma particular do EDI, aplicada ao sistema bancário.
Deste modo o lojista pode estabelecer uma comunicação direta com seus fornecedores, diminuindo o tempo de colocação de pedidos e no tempo gasto para que eles sejam processados, reduzindo, conseqüentemente, o tempo envolvido no processo de reposição de estoques das empresas varejistas.
Esta tecnologia abriu novas perspectivas aos varejistas, permitindo-lhes a comunicação completa de todo o seu sistema de dados, desde o caixa até o seu fornecimento.
Para que este tipo de sistema seja possível, existem duas formas principais:

1ª -) Troca de dados entre a matriz e as filiais de uma mesma loja, feita através de uma linha telefônica e um modem, em determinados períodos do dia.

2ª -) A troca eletrônica de dados assume um papel de intercomunicador entre empresas (fornecedores e compradores) permitindo também a comunicação com vários fornecedores, quando for possível a utilização de um padrão de comunicação comum.

Este tipo de equipamento permite também a comunicação com bancos, possibilitando operações de controle de cobranças de duplicatas e de depósitos. Esta tecnologia também é acessível ao empresário do pequeno varejo, onde ele pode ligar sua filial à matriz, através da comunicação de dados via rede telefônica. Com isso ele estará facilitando o controle geral, centralizando suas operações num único ponto, sem que sejam gerados custos adicionais elevados.

4.10- COMPUTADORES E REDES DE COMPUTADORES

Através do desenvolvimento da tecnologia e da redução em seus preços, cada vez mais os computadores estão se tornando acessíveis aos varejistas.
Em suas mais diversas opções os computadores estão alterando significativamente as atividades do varejo através da velocidade de processamento, da facilidade de acesso aos dados e da capacidade de armazenamento que possuem, principalmente nas atividades de suporte, como controle de estoques, recebimento de mercadorias, planejamento de exposição de produtos, simulações de elasticidade em vendas, em relação à promoções, propaganda e displays, entre outras.
Em varejos de pequeno porte e com baixa rotação de produtos, o computador pode ser utilizado também como um caixa eletrônico. Nos períodos de ociosidade, ele assume o papel de suporte às atividades de Retaguarda, gerando relatórios de controle sobre produtos, estoques, financeiro, etc. É importante ressaltar que estas tarefas não sejam realizadas em períodos onde existam clientes na loja, caso contrário acabará tornando o processo de atendimento mais demorado, gerando mais problemas do que soluções.
Outra forma bastante difundida da utilização da tecnologia a serviço do varejista são as LAN’s (Local Area Network), ou Redes Locais de Computadores. Neste caso, a troca de informações ocorre de modo mais efetivo.
As redes são as responsáveis pela integração dos PDV’s e scanners com o sistema central de processamento da empresa, possibilitando as operações de verificação e controle sobre os caixas e sobre o resultado geral obtido pela loja.
A dimensão criada para o varejista tornou-se agora mais abrangente pois, além de permitir o controle direto dos produtos nos pontos-de-venda, permitiu a ele ter ainda um feedback das informações, interagindo com os consumidores e criando uma nova comunicação no caixa, na relação com os atendentes e com os consumidores. Essas informações interessam tanto aos varejistas como também aos seus fornecedores.
O que se percebe, na prática, é que as redes de computadores são as grandes responsáveis pela diminuição do cliclo de controle sobre as mercadorias.
A utilização desta tecnologia não é percebida diretamente pelos consumidores, uma vez que ela está mais relacionada com as atividades de suporte do varejo.

4.11- OS TERMINAIS MULTIMÍDIA

Dentro do processo de estabelecimento de uma comunicação mais eficiente com os clientes de uma loja, estão sendo utilizados os terminais multimídia, ou São Tomés, como são mais conhecidos.
Estes terminais têm acoplados a eles um sistema de leitura ótica (scanner), um monitor colorido, um computador e alto-falantes, que possibilitam ao consumidor ter acesso a informações sobre determinados produtos no que diz respeito a preços, promoções, localização desses produtos, formas de pagamento e apresentação de lançamentos.
Para que essa tecnologia possa ser utilizada é necessário que exista uma infra-estrutura tecnológica já organizada, uma vez que estes terminais normalmente estão ligados na rede de computadores, que fornece as informações necessárias para que a conexão seja realizada.
Os monitores podem ser utilizados nos caixas como uma forma adicional de comunicação com o consumidor, onde são acoplados ao PDV, fornecendo ao cliente informações sobre alguns produtos, sobre o subtotal da sua compra e sobre a totalização dessa compra. Além disso, pode transmitir também algumas informações bastante úteis quando o PDV estiver fora de uso.
Os terminais multimídia podem também ser utilizados isoladamente na loja, com a finalidade de fornecer aos clientes informações diversas, tais como promoções, descontos, localizaçõo de produtos, etc., necessitando, porém, que essas informações sejam previamente programadas.
Trata-se de uma tecnologia bastante interessante, oferecendo inúmeras possibilidades de interação com os clientes da loja, mas que ainda possui um custo um pouco elevado, tornando-se de difícil acesso ao pequeno varejo, pelo menos temporariamente.
Como os preços dos equipamentos de Informática estão sofrendo reduções significativas, futuramente os terminais multimídia podem vir a tornar-se uma opção bastante interessante para os varejistas dos pequenos estabelecimentos.

5- AUTOMAÇÃO COMERCIAL – A HORA DA VERDADE

Trata-se de fato inconteste que a automação comercial é um firme aliado na busca da produtividade e da eficiência operacional. Muitas situações até então somente intuídas revelam-se com toda crueza exigindo muitas vezes atitudes firmes para uma mudança dos rumos da sociedade comercial. Também é verdade que via de regra a associação com o parceiro provedor da solução de automação comercial é para longo prazo, como um casamento em que detalhes íntimos das rotinas comerciais, capital de giro e segredos comerciais passam quase sempre a ser de domínio do parceiro escolhido. Em face destas circunstâncias inevitáveis é mister escolher não apenas o fornecedor de equipamentos, software, rede e consultoria fiscal, mas sim um parceiro que possa responder e se responsabilizar perante o cliente pelo fornecimento intergrado de todos os itens que compõe o sistema de automação comercial. Sempre tem-se conhecimento de casos em que o empresário percorre uma verdadeira “via crusis” a cada problema apresentado, o fornecedor do software diz que o defeito é da rede, o responsável pela rede joga o problema para o fornecedor do hardware, este descarrega em um componente que foi adquirido em outra fonte, consulta-se o interventor responsável, que diz não ter nada com isso tendo como resultado prático; O empresário/lojista totalmente atarantado, culpando a automação como um todo, com seus procedimentos operacionais completa ou parcialmente paralisados.

Para evitar os pesadelos descritos acima, o empreendedor sábio e bem orientado procura como seu parceiro, uma empresa de tradição na área, que seja capaz de entregar uma pacote de automação completo, funcionando, e por que não “turn key” e seja o responsável efetivo por todos os processos, do desenvolvimento próprio do software, passando pelo fornecimento dos equipamentos, treinamento dos operadores, intervenção e acessória fiscal.

6- AUTOMAÇÃO COMERCIAL: UM PROCESSO IRREVERSÍVEL

O material que você acabou de ler abordou diversos aspectos sobre Automação Comercial. Através dele foi possível perceber a necessidade do uso da tecnologia num mercado cada vez mais competitivo e automatizado.
Todos os conteúdos foram apresentados através de uma metodologia simples, com o objetivo de facilitar o projeto e a implantação de um sistema automatizado para sua loja, através de informações sobre equipamentos, sistemas e fornecedores.
A partir do momento que você procura saber o que é e como fazer para automatizar sua loja, você acabou de dar o primeiro passo dentro do processo de automação. O importante é não parar neste primeiro passo, pois muitos outros terão que ser dados.
Em qualquer das etapas do processo é fundamental fazer um planejamento prévio de cada uma delas, colocando no papel as tarefas que forem mais importantes, o tempo que será gasto para realizá-las e o capital necessário para atingir os objetivos propostos.
A tecnologia e a sua constante evolução fazem parte da sua realidade. Incorpore-a ao seu dia-a-dia e faça dela sua aliada permanente. Garanta a sua sobrevivência num mercado altamente competitivo, administrando de maneira eficiente o seu varejo, consultando especialistas, se necessário, e procurando encontrar sempre novas soluções compatíveis com seus objetivos.